La web-revue du Leadership Humaniste de Pascal Ponty

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Chacun cherche son Projet

De nombreuses entités, entreprises, institutions, services de tous types se posent à un moment ou à un autre la question de construire leur « Projet ». Derrière ce mot, peuvent s’exprimer des intentions diverses : (suite…)

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C’est démontré : consulter les salariés via l’innovation participative peut rapporter gros. Pour cela quelques règles doivent être respectées.

Source : Que valent (vraiment) les idées de vos collaborateurs ? (suite…)

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Dans la vision spécialisée des fiches de poste, les salariés n’utilisent en moyenne que 30% de leurs capacités.

Source d’inspiration : Le travail en mode projet signe-t-il la fin des fiches de postes ?

Nécessités et limites de la fiche de poste

Le sujet émerge assez fréquemment, lorsque l’on consulte les salariés sur leur perception de leur qualité de vie au travail : « Les tâches ne sont pas clairement réparties. Les fiches de postes ne sont pas à jour (autres versions : pas écrites, pas respectées, écrites mais pas diffusées, …). Il faudrait remettre tout ça à jour. »

Je pense à l’instant à deux structures clientes :

  • dans l’une, les fiches de poste sont clairement définies et à jour; les tâches, assez complexes et très encadrées par des règles et objectifs venant d’en haut, sont très correctement réalisées. Mais, tout ce qui sort des fiches de poste se retrouve dans la besace des cadres. Ceux-ci courent après le temps et sont finalement, plutôt suppléants de leurs équipes que managers.
  • dans l’autre, il n’y a pas de fiches de postes et la direction refuse de s’y intéresser; par contre, il y a un projet d’entité qui précise les valeurs, le fonctionnement global, les responsabilités des différents acteurs. C’est une structure performante ; on y  parle beaucoup, échange, discute – quelquefois avec intensité. Les gens disent s’y sentir bien, et en tout cas ne la quittent pas.

Dans le deuxième cas, tout n’est pas rose : certains salariés demandent des fiches de poste. Alors, la fiche de poste est-elle, comme mes deux exemples semblent le confirmer, un élément de rigidité pour les personnes et pour l’entreprise? Est-elle au contraire un outil d’organisation nécessaire et un élément de confort, de qualité de vie pour les salariés ?

Comme souvent ici, ma logique est celle du « en même temps » (toute ressemblance avec les tics verbaux d’un homme politique en vogue, est fortuite… ou pas). Je crois que les fiches de postes, quand elles décrivent en détail le « comment » du poste, les tâches à réaliser, sont des facteurs de rigidité. Elles ne peuvent fonctionner que lorsque le système est entièrement défini, stable, et non-demandeur de la créativité des personnes ou de leurs compétences spécifiques. En gros, la fiche de poste détaillée par les tâches est utile lorsque.. le travail pourrait être fait par une machine ! D’ailleurs, on leur donne bien des programmes, aux machines.. Mais dans la plupart des structures, les postes dévolus aux humains nécessitent de l’adaptation, de l’agilité, de la créativité.

Ce qui n’exclut pas, bien sûr, que des procédures et modes opératoires détaillent la manière d’exécuter certaines tâches.

Des fiches de poste utiles et motivantes

En même temps donc, chacun a besoin d’identifier son rôle, sa contribution, celle des autres. Ainsi une « fiche de poste » utile décrit non pas les tâches, mais les missions et les responsabilités : ce que l’on cherche à obtenir, pour ou avec qui, avec quels moyens. Mais le « comment » détaillé, lui, restera du domaine des personnes, ainsi mises en responsabilité, aidées par des process ou procédures techniques, soutenues par leur management – dont c’est l’une des responsabilités.

Pour les personnes, cette approche nourrit la perception du sens, la motivation, la dynamique d’autonomie et de progrès. Chacun peut mieux percevoir sa place, se responsabiliser dans sa contribution au « système » d’ensemble.

Mais, cette approche n’est pas du tout rassurante au départ. Les syndicats sont souvent demandeurs de fiches bien classiques, qui ont l’avantage de protéger les personnes de l’arbitraire, de limiter leurs zones d’incertitudes. Dans certains secteurs, les fiches de poste sont d’ailleurs un obligation – règlementaire, conventionnelle, ou liée à la sécurité. Face à une hiérarchie qui peut toujours devenir manipulatrice, cette position est saine est légitime : on peut tout reprocher à quelqu’un, si on ne définit pas ce que l’on en attend. La fiche de poste utile, définie par les missions, n’est possible que dans un climat de profonde confiance et solidarité entre managers et managés.

Il faut donc prévoir une transition progressive, des fiches de poste classiques vers des notions de missions et responsabilités – le plus souvent, sauf organisation réellement fluide construite autour de projets, on fera coexister les deux modes.

L’exemple des « rôles » dans l’Holacratie

Le système de l’Holacratie*, que l’on pourrait décrire comme une « technologie d’organisation adaptée à la modernisation de l’entreprise dans l’esprit du mouvement des entreprises libérées » (ouf) , met bien cette philosophie en pratique : on y définit des rôles, pas des postes; les rôles sont définis par les missions et responsabilités qu’ils comportent; chaque personne peut cumuler plusieurs rôles, et cette affectation peut varier en fonction de la charge de travail. J’ai vu des agents d’accueil, prendre en charge pour un temps un rôle clé dans un cercle d’amélioration qualité; des professionnels experts, assumer un rôle de partage de connaissances sans aucune position hiérarchique sur ses collègues. Ce système bat en brèche le sidées simplistes sur « la fin du management » : dans une entreprise, qu’elle s’appelle libérée ou non mais qui applique l’holacratie, les processus de management et la répartition de l’autorité sont en réalité plus structurées, mieux définies, que dans une  structure hiérarchique classique. (un exemple, ici)

L’effet projets

Je reviens à l’article cité en référence, et qui m’a donné envie d’écrire ces quelques lignes : il aborde le management par projets, de manière sans doute un peu naïve – non, on ne passe pas d’un management traditionnel à un management « tout par projets », comme ça, parce que c’est mieux. Chacun a besoin d’un minimum de prévisibilité, de stabilité, et certaines personnes, parmi elles de brillants experts, ne sont pas du tout et ne seront jamais à l’aise dans le mode projet, sans que cela n’enlève rien à leur valeur. Bref, le mode projet n’est pas la baguette magique des organisations modernes.

Ceci dit et en relation avec le sujet, le mode projet se développe, progressivement, sous des modalités très diverses d’un secteur à l’autre. Le travail en mode projet est bien une situation typique, dans la quelle les fiches de poste traditionnelles, rédigées par le « comment » et les tâches à réaliser, ne sont pas adaptées. Le mode projet pousse tout particulièrement à repenser cet outil -( mais cette remise en cause est très généralement d’actualité.

Si l’on vous demande des fiches de postes, faites donc des « fiches de rôles« ! Et faites-le pour vos projets, c’est un exercice motivant et efficace.

*sur l’Holacratie :

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Raconter des histoires est un moyen efficace de convaincre, en faisant passer des émotions.

Source : Technique de storytelling : créez et faites vivre vos personnages ! – Éloquence

Je fais ce lien vers un article très court, mais qui rappelle un principe de base de l’éloquence :

  • pour faire passer un message quel qu’il soit, il faut s’adresser (aussi) à la part émotionnelle de son interlocuteur, faire vivre à celui-ci une émotion positive qui l’aidera à apprécier et à mémoriser votre message (ça, on le sait depuis la rhétorique d’Aristote et le fameux triangle ethos-logos-pathos);
  • pour faire vivre une émotion – éventuellement positive, donc – à votre interlocuteur, il n’est rien de tel que de lui raconter une histoire : par exemple, intégrer votre message dans une progression dramatique, raconter votre propre cheminement, raconter des expériences.
  • Toute bonne histoire a des personnages !

Ainsi, si vous souhaitez passer vos messages, intégrez des personnages à vos messages. La semaine dernière encore une petite équipe (Natacha, Catherine, Peggy Emmanuel) présentait devant leur direction et en ma présence, un projet d’innovation organisationnelle très fouillé et documenté. Seul hic, on lisait et on entendait le résumé d’une encyclopédie plus ou moins désincarnée. Réactions : « C’est bien.. vous avez sans doute raison.. »

L’impact aurait pu être décuplé avec le témoignage de personnes qui ont expérimenté leur idée (l’image, l’audio et la vidéo sont aujourd’hui accessible à tous !); avec l’histoire de leur cheminement d’équipe, qui a a été complexe et riche en aventures; avec l’histoire personnelle de leur propre futur possible, autour de ces idées.

Le message vaut pour tous les commerciaux et marketeurs qui veulent convaincre, mais aussi pour les porteurs d’idées et de projets, pour les orateurs, pour les managers porteurs de changement.

En France, nous sommes formés à extraire le concept, à parler de manière abstraite. Notre intelligence émotionnelle est asséchée par notre manie du raisonnement abstrait. Déconstruisez-vous, revenez au concret ! Et le concret le plus riche de sens, ce sont les personnes…

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Voici quelques idées supplémentaires sur la prévention des risques psychosociaux.

Dans le premier article* de cette « série », je proposais plusieurs questionnements sur le sujet.

Pour le management, aujourd’hui, les risques psychosociaux sont perçus lorsqu’il y a un problème associé à un risque immédiat : arrêts de travail longs, départs, problèmes de harcèlement – ou pire encore, violences ou suicides au travail. L’entreprise étant aujourd’hui juridiquement responsable d’assurer la santé au travail, elle se doit de faire quelque chose.

Bien sûr, cela semblerait plus efficace de se poser quelques questions avant que ces problèmes n’arrivent.

  • Notre organisation, nos outils de travail, notre pratique de management sont-elles sources de stress et de risque ?

  • Comment nous assurer que nous faisons le maximum, pour que les gens qui travaillent chez nous se sentent bien ?

J’ai développé au cours d’interventions dans ce domaine, une « grille d’évaluation » pour sonder le climat dans une organisation, et répondre à ces questions. Je me propose d’en partager l’essentiel ici.

(suite…)

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Dans chaque cercle, chaque personne a des rôles, attendus et autorités clairs. Chacun ne peut faire que le travail auquel il est affecté. Mais cette définition des rôles est évolutive et agile et peut se recomposer à la volée.

(suite…)

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